Ошибки при выборе системы корпоративного обучения

Время на чтение: 5 минут

Многие компании во время пандемии пришли к решению создать собственную систему корпоративного обучения, используя цифровые технологии. Насколько удобнее, когда у компании внутри есть собственная система онлайн-обучения. Эксперты предостерегают от ошибок, которые можно допустить при выборе решения. Давайте учтем их.

Запуск системы онлайн-образования предполагает разработку, покупку или использование системы дистанционного обучения. Система призвана дать сотрудникам возможность пройти тот или иной курс обучения, смотреть видеоуроки в удобное для них время, а руководителям – наблюдать за ходом обучения. Система может быть платной, открытой, разработанной индивидуально согласно бизнес-требованиям компании. В большей или меньшей степени это решение требует временных затрат и бюджета.

Эксперты онлайн-обучения из IDS Borjomi, Ralf Ringer, «220 Вольт» и других компаний России поделились самыми частыми ошибками при выборе системы для онлайн-обучения персонала.

Может показаться, что готовность выделить бюджет автоматически решает задачу. Однако у многих с этого момента проблемы только начинаются.

Что делать с новой системой? Как обучить сотрудников? Кого назначить администратором, может ли быть несколько администраторов и не будут ли они друг другу мешать в системе? Можно ли интегрировать систему с другими системами в компании – 1C, CRM? Кто должен все это настраивать? Как внести изменения в существующий курс? Вопросы могут возникать самые разные. При большом штате довольно трудно запустить систему дистанционного обучения.

Не зная структуры и возможностей СДО, можно ошибиться с бюджетом и со сроками. Далее обо всем по порядку.

Чтобы запустить систему дистанционного обучения, прежде всего нужен учебный контент. Его создание можно купить или выполнить эту задачу внутри компании. Задача трудоемка, может занимать от 3 до 6 месяцев. В бюджете нужно учесть команду создания контента или покупку готового контента, а также контент-менеджера, который разместит курс в системе.

Для отчетности после запуска системы нужно настроить непрерывную отчетность и продумать, у кого в компании должен быть к ней доступ. Не забудьте, что доступ к отчетам должен быть как минимум у HR-директора, причем 24 часа в сутки.

Чтобы избежать нестыковок в бюджете, учитывайте полную стоимость проекта в самом начале. Для этого найдите ответы на вопросы:

• Покупать или арендовать систему дистанционного обучения.
• Нужна ли интеграция с другими IT-системами в компании.
• Нужна ли доработка купленной системы (достаточно ли подходящий дизайн, предложенный по умолчанию, нужно ли брендирование, сможете ли сами настроить архитектуру, устраивает ли формат и перечень отчетов).
• Где будет размещена система? Если внутри компании, какова стоимость оплаты серверов, если у провайдера, какова стоимость и предусмотрен ли мониторинг доступности и производительности.
• Достаточно ли удобный конструктор курсов, чтобы работать с ним самостоятельно, каковы требования к курсам?
• Лицензированы ли в компании инструменты для дизайна курсов (Adobe Photoshop, CorelDRAW).
• Понадобится ли видеосъемка, есть ли оборудование, учтено ли это в бюджете? Нужно будет использовать камеру, микрофон, понадобится студийный свет.
• Учтены ли зарплаты контент-менеджера, администратора, руководителя проекта, техподдержки СДО.
• Достаточно ли у сотрудников мощные ноутбуки, чтобы работать с СДО, стабильный ли в компании интернет.
• Учтены ли мощные компьютеры для людей, которые будут создавать курсы.
• Какова стоимость часа разработки кастома от провайдера.

Ошибкой будет также покупка избыточного функционала. Часто при покупке не хотят разбираться во всей сложности продукта и выбирают его по принципу «чем больше опций, тем лучше». Не всегда понятно, как будем использовать все эти опции – чат-бот система, управления талантами, соцсеть – но пусть будут. Все это обходится намного дороже, но не используется, а иногда еще и требует ресурсов.

Чтобы не столкнуться с такой ошибкой, сначала соберите бизнес-задачи и отталкивайтесь от них. При необходимости докупите новый функционал.

Копировать опыт другой компании – не лучшая идея. Это касается и покупки программы обучения. У кого-то, возможно, у ваших хороших друзей, все получилось, проект удался, и вы решили не анализировать существующие системы, а просто повторить чей-то успех – но встречаетесь с неудачей.

У каждой компании свои потребности. Если у кого-то получилось, это не значит, что получится и у вас. Это все равно, что надеть чужой пиджак: кому-то идет, но шит не на вас.

Лучше провести пилотный проект и примерить, насколько то, что подошло коллегам или конкурентам, подойдет вам.

Выбирая СДО, воспользуйтесь бесплатной демо-версией и проверьте все ее возможности в деле. При этом не поленитесь пройти весь путь – от настройки до статистики обучения. Вы сможете на практике оценить возможности, увидеть ограничения. Пилот будет также аргументом выбора для инвесторов.

Если вам помогает тренер, он может дать совет по выбору системы. Но компании сталкивались с такой ошибкой – система удобна для тренера, но неудобна для сотрудников. Тренер добавляет в систему группы, назначает курсы, выгружает отчет, но сотрудникам неудобно пользоваться курсами. Обучение хромает, пока система не дорабатывается (незапланированный бюджет) под нужды сотрудников.

Что делать? Не покупать СДО со сложным интерфейсом, помнить правило трех кликов: пользователю должно быть легко добраться до любого материала – максимум в три клика. Если система уже куплена – дорабатывайте хотя бы до минимального удобства.

Выбирая систему дистанционного обучения, некоторые компании забывают о том, что ее еще нужно наполнить контентом. Как минимум важно узнать о форматах, используемых в системе. К примеру, некоторые системы поддерживают только видео и тесты.

Лучше всего сначала создать контент и отталкиваться от него. Не обязательно готовить полностью все курсы до покупки СДО, но небольшой курс можно создать специально перед покупкой. К примеру, у вас есть комплект инструкций и регламентов – попробуйте их добавить в систему, пользуясь ее демо-версией.

У вас может быть информация в картинках, в текстах, в формате презентации, аудио, видео. Уточняйте до покупки, поддерживаются ли все необходимые форматы. Учитывайте также планы по развитию системы. Возможно, вы хотели запустить в компании проект с обучающими роликами – не покупать же потом еще одну систему.

ФИО сотрудника относится к персональным данным, это нужно учесть в формах регистрации, если вы планируете обучать нештатных сотрудников. Если вы создаете учебный центр внутри коммерческой организации, необходима лицензия. Есть много нюансов, поэтому при покупке, запуске системы обучения или при создании корпоративного университета не забывайте советоваться с юристами.

Само по себе программное решение работать не будет. Важно продумать, кто будет управлять системой: кто будет создавать курсы, размещать их, приглашать сотрудников на обучение и отслеживать результаты, размещать график обучения на корпоративном портале и пр. Всех, кто потенциально будут участвовать в проекте, будет полезно пригласить к обсуждению при выборе СДО. Если внутри компании нет экспертизы, без внешнего специалиста не обойтись, как минимум при запуске проекта. Важно также учесть обучение по администрированию для команды, которая будет заниматься системой дистанционного обучения. Обучение могут проводить разработчики или приглашенный тренер.

Ошибки допускают и в процессе обучения. Ниже самые распространенные.

1. Невнимательность при выборе курсов и программ

Выбирая готовый курс, нужно как минимум прочесть его самому и убедиться, что он полностью подходит вашим сотрудникам. Бывает, компании анонсируют курс, а его содержание не соответствует анонсу и не подходит аудитории, которая должна его освоить.

2. Дать сотрудникам свободу самим выбирать себе курсы

В ряде случаев сотрудникам можно давать свободу выбора, но такие процессы нужно контролировать, они должны быть оправданы. Система обучения должна быть тщательно продумана. Мы еще остановимся на этом отдельно в других материалах.

3. Надеяться, что существующие проблемы решатся вмиг

Иногда от курса ожидают слишком многого, а иногда пытаются «скормить» сотрудникам несколько курсов в один период времени. Невозможно освоить, да еще и применить на практике, все сразу. После каждого курса должно быть закрепление. Только так можно рассчитывать на эффективность.

4. Планировать обучение, не проанализировав бизнес-цели компании

Составляя программу обучения, важно понимать, каких целей нужно добиться с помощью обучения. Сам факт пройденного обучения не повысит эффективность компании.

5. Несвоевременное обучение

Важно не только то, чему и как учить, но и когда. Несвоевременное обучение не даст эффекта. Если после прошлого обучения еще не прошло достаточно времени для закрепления полученных навыков, новое обучение не даст эффекта. Если в команде происходят определенные процессы (новый проект, новые участники и т.д.), которые забирают внимание сотрудников, лучше не планировать обучение на этот период.

Для наибольшего эффекта от обучения:

• Планируйте обучение как для актуальных потребностей компании, так и на перспективу.
• Формируйте группы обучения с учетом текущего уровня знаний обучаемых.
• Не планируйте несколько курсов одновременно.
• Предварительно составьте цели обучения. Учитывайте, на что повлияет обучение, какие проблемы в компании решит, как и за счет чего повысит эффективность компании.
• Планируйте не только обучение, но и проверку знаний, закрепление, повторение.

Универсального решения для всех компаний нет, нет и идеальной системы дистанционного обучения. Подходите к задаче с учетом вашей ситуации и учитывайте представленные здесь советы специалистов, которые уже столкнулись с внедрением в компании дистанционного обучения.