БЛОГ

Как лидеру удерживать темп и повышать эффективность, взаимодействуя с командой удаленно

Лидерство
Время на чтение: 12 минут

Те, кто понял, как внедрить дистанционное управление группой и решил, что основные трудности теперь позади, через несколько месяцев столкнулись с новой проблемой – потеря темпа и интереса, снижение вовлеченности. Как не снижать обороты и контролировать вовлеченность, взаимодействуя с командой в ZOOM.

В статье:
Как лидеру взаимодействовать с командой удаленно | Как работать вместе: все о командах и навыках руководителей
Как лидеру взаимодействовать с командой удаленно | Как работать вместе: все о командах и навыках руководителей
Управление удаленными командами – это не только умение организовать работу и наладить процессы, но еще и постоянная работа над тем, чтобы процессы не просели, а то, за что сотрудники ценят свою команду, сохранилось и укрепилось. Разберемся, как именно этого достигать. Здесь вы найдете мои подходы к организации удаленной командной работы и пищу для размышлений.
ТРЕНИНГ "доверие в команде"

Удаленка – тест на качество команды

Начну с того, что переход на удаленный формат кому-то дается легче, кому-то труднее, но почти все говорят о командной работе, качество которой осталось таким же или пострадало в дистанционном формате. Удаленка стала тестом на качество команды, я бы даже сказал, тестом на ее наличие. Стало ясно, где и правда команда, а кого объединяло только общее пространство. В любом случае для достижения эффективной работы команды, нужно сначала ее сформировать. О фазах формирования команды я писал здесь.

Команда – это единый организм, люди, которые работают сообща над общей целью. При переходе на удаленку члены команды сближаются, а просто сотрудники, которые работали за соседними столами, наоборот, отдаляются, и только в процессе последующего удаленного взаимодействия могут начать узнавать друг друга, находить точки соприкосновения и завязывать дружбу. Команда может сформироваться и в удаленном режиме. На удаленке это может происходить даже быстрее, потому что каждый чувствует себя оторванным и нуждается в общении.

И это еще не все разоблачения, которые помогает сделать удаленка. Зато позволяет многое переосмыслить и усовершенствовать.

Кому подходит удаленка

К сожалению, не каждому лидеру будет уютно на удаленке. Тяжелее будет тем, кто ориентирован на процесс, а не на результат. Совершенно невозможно осуществлять микроменеджмент на удаленке без потери качества и мотивации. Но ведь микроменеджмент неэффективен и в офисе. Это проявление недоверия к сотруднику, свидетельство неуверенности в своих лидерских навыках и просто неэффективное управление.

Для успешного дистанционного управления нужно научиться двум вещам – доверять и грамотно ставить задачи. Этому можно было научиться и в офисе, на удаленке было бы меньше проблем, но если таких навыков не было – их необходимость в удаленном режиме станет более острой.

О качестве управления

При переходе на удаленку некоторые руководители растерялись: а как теперь контролировать сотрудников?

Ответ на этот вопрос частично я уже дал выше – контроль нужен, но то, что обычно называют контролем – это микроменеджмент, или даже надзирательство, которые эффективнее заменить доверием и грамотной постановкой задач. Если управление было грамотным, доверие было на достаточном уровне, а задачи ставились правильно, с переходом на удаленку ничего не должно было измениться.

О том, как контролировать сотрудника, в частности, удаленного сотрудника, поговорим немного позже.

Важные составляющие эффективного удаленного управления

Чтобы держаться на плаву, управляя удаленной командой, нужно создать команду, научиться ориентироваться на результат, а не на процесс, научиться доверять, грамотно ставить задачи и осуществлять контроль выполнения.

Чтобы управлять эффективно, нужно 1) удерживать стабильность и 2) использовать новые возможности.

Если команды не будет, руководителю придется взаимодействовать с каждым исполнителем по отдельности: ставить задачу каждому и каждого контролировать. Такой процесс похож на взаимодействие владельца бизнеса с разрозненными фрилансерами. Это займет у руководителя намного больше временных затрат, чем при взаимодействии с командой, при котором задача ставится команде, а часто и самой командой, после чего внутри команды происходят процессы, которые приводят к требуемому результату. Намного разумнее поработать над созданием команды и получить преимущества именно командной работы, к тому же это единственный путь к эффективности управления.

Наш сегодняшний мир полон изменений и неожиданностей. «Но в хаосе нужно за что-то держаться…», – сказала однажды поэт. Чтобы встречать вызовы и справляться с ними, где-то должна быть константа, неизменность, стабильность, от которой команда будет отталкиваться каждый раз в поиске новых решений и возможностей. Что может стать для команды такой стабильностью? Разработанные стандарты, ценности, традиции, правила. Все это можно назвать корпоративной культурой. Она станет основой, от которой будет отталкиваться команда в поисках решений и реализации планов.

Корпоративная культура – это основа, стабильность. Но для эффективности мало оставаться стабильным: нужно действовать на два шага вперед – изучать новые возможности, использовать их, пробовать, экспериментировать. Только так можно преуспеть в новой реальности.
Тест Белбина бесплатно

Как создать синергию в команде?

Определяйте командные роли и добивайтесь успехов!

Поделитесь ссылкой на тестирование со всеми участниками команды

Как лидер может помочь команде

Удаленка не скрывает недостатки управления, а усугубляет их. Для работы с удаленной командой лидеру нужно быть более профессиональным.

Как вы можете помочь своей команде справляться с поставленными перед ней задачами?

От вас кое-что понадобится:

  • Эмоциональная устойчивость.
  • Обязательность.
  • Готовность помогать.
Если это есть, лидер способен стать для сотрудников надежной опорой и поддержкой.

Меняете ли вы свои решения в зависимости от настроения? Каков ваш алгоритм принятия решений? Всегда ли вы держите слово? Знает ли любой член команды, как с вами можно связаться, если возникнут вопросы и трудности? Как вы ставите задачи? Вас скорее можно назвать наставником и помощником или надзирателем и контролером? Ответы помогут сориентироваться, где нужно поработать над собой.

Как осуществлять контроль над удаленными сотрудниками

Чаще всего тот, кто задает такой вопрос, имеет некоторые трудности с контролем сотрудников и в офисе или делает это не всегда эффективно.

Существуют программные решения контроля сотрудников и в офисе, и удаленно. Есть программы, которые отслеживают, чем занимается сотрудник каждую минуту своего пребывания на рабочем месте, что делал в интернете, в какие соцсети заглядывал, какие программы использовал. Программы даже могут собирать собственную аналитику о производительности, если им указать, использование какого ресурса или какой программы можно считать эффективным проведением времени. Но это всегда будет контролем того, что делает сотрудник, а не какой результат он получил. Надзор и контроль на основе недоверия можно автоматизировать, но вряд ли это повысит эффективность отдельного сотрудника и команды в целом.

Контролировать целесообразнее не сотрудника, а ход работ и выполнение плана. Первый шаг к эффективному контролю зависит от руководителя, а не от исполнителя. Чтобы контролировать, нужно четко и внятно поставить задачу, поскольку контролировать – значит сверять результат на соответствие с неким эталоном.

То, о чем почти все забывают

Планируя эффективную работу удаленной команды, позаботьтесь о техническом обеспечении. Если вы хотите, чтобы все участники процесса в ZOOM-е были с видео, доска MIRO была доступна именно тогда, когда понадобится, а защита данных была надежной, продумайте заранее свою экосистему. Составьте минимальные требования и убедитесь, что они обеспечены.

В каждой ситуации это решается по-своему. В некоторых случаях стоит обеспечить сотрудников рабочими ноутбуками, в некоторых достаточно уточнить, всего ли достаточно и с чем помочь. Возможно, кому-то нужно организовать видеокамеру, а кому-то помочь с пропускной способностью интернета. Для начала должен быть список требований, после чего можно проанкетировать сотрудников, задать им вопросы, обсудить всей командой и решить вопросы технического обеспечения сотрудников, которые работают удаленно. Часто этот вопрос поручают айтишнику или вообще оставляют без внимания. Это потому что в офисе для обсуждений все ресурсы всегда при нас – глаза, речевой аппарат, уши, переговорка, доска. Не заняться подготовкой технических возможностей удаленных сотрудников – все равно что начать в офисе обсуждение в условиях, когда у некоторых сотрудников закрыты глаза или уши.

Почему это важно? Хотя бы потому, что требовать что-либо можно только в рамках обеспеченных исполнителю условий.

Важно также помнить: если сотрудник работает в компании, его рабочее место – ответственность руководителя, даже если сотрудник работает из дома.

Инструменты для взаимодействия в условиях удаленной работы

Позаботьтесь об обеспечении необходимых инструментов для удаленного взаимодействия:

  • Диалоги – чаты в мессенджерах.
  • Созвоны – программы Skype, Zoom и аналоги.
  • Планирование – календари, программы с напоминаниями.
  • Обсуждение рабочих задач – функциональные группы в мессенджерах, таск-менеджеры.
  • Документы для совместного доступа – Google Docs, Dropbox.
Главное не то, что вы выберете, а как опишете бизнес-процессы и донесете их до всех участников. Учитывая то, что команда может меняться, а правила дополняться, удобно создать доступную для всех базу знаний, где учесть все необходимые данные, регламенты, правила, инструкции, бизнес-процессы. В регламенте желательно установить ориентировочное время реагирования, а для команд, работающих из разных часовых поясов, важно договориться о присутственных часах. Если график сотрудников свободный – желательно составить для каждого сотрудника часы, когда к нему можно обращаться. Отсутствие описанных процессов приводит к их вольному толкованию. Важно также помнить, что единые правила должны работать для всех, особенно для лидера.

Как создать и укрепить команду удаленно

О создании команды и роли лидера на каждом этапе можно почитать в другом материале. Сейчас хочу остановиться на некоторых правилах, которые будут способствовать развитию и укреплению команды:

  • Каждый вправе принимать решения самостоятельно.
  • Каждый вправе инициировать и проводить обсуждения с любым членом команды.
  • Каждый вправе инициировать обсуждения со всей командой или предлагать свою тему для обсуждения в повестку планового группового созвона.
Такой подход повышает доверие внутри группы, ответственность за собственные решения и взаимоответственность за любое принятое в группе решение.

Важно не нарушать собственные регламенты, а если они неудобны или неактуальны – менять их и следовать новым. Важно также продумать и учесть в стандартах и регламентах обмен информацией (например, порядок информирования о принятых решениях) и обмен обратной связью.

Как держать темп и готовиться к изменениям

Чтобы держать темп – достаточно следовать собственным регламентам и поддерживать традиции. Чтобы приспосабливаться к меняющемуся миру – достаточно предусмотреть в структуре взаимодействий место для обсуждения новых идей и новых подходов в своей работе. Если план созвона будет содержать пункт «Идеи по усовершенствованию нашего проекта» или у команды будет предусмотрен ритуал ответов на вопросы:

  • Что нам удалось?
  • Что было неудачным и какие выводы можно сделать?
  • Как улучшить нашу работу?
то команда всегда будет готова встречать завтрашний день. Как это организовать лучше? Это можно решить сообща, например, проведя мозговой штурм.

И все же, как контролировать удаленных сотрудников

Контролировать можно только то, что предоставили. Прежде чем ставить задачу, важно подробно описать себе, как будет выглядеть ее результат и как будет проверяться выполнение, а также каков срок выполнения и почему. При постановке учесть все три составляющие (результат, критерии оценки, срок), сообщить о задаче с необходимой для конкретного исполнителя детализацией и убедиться в том, что информация понята. Важно также ответить на вопросы по задаче или оставить контакты и сообщить, когда и каким образом с вами можно связаться для уточнения деталей.

Предметом контроля будет соблюдение срока и качества, а не проверка наличия работника на рабочем месте и подобное. Профилактикой качества будет анализ выполненной задачи и работа над качеством ее постановки.

Если у вас остались вопросы, оставьте их под этой статьей, разберем ваш кейс.

Каждый руководитель может дать свои советы по организации удаленной работы, у каждого появляются новые и новые вопросы. Я использую простой и действенный инструмент, которым может воспользоваться каждый. Это – вопросы самому себе: «Как я могу это улучшить?», «К кому я могу обратиться за советом?», «Что я могу попробовать уже сейчас и как пойму, что у меня получилось?»


Контакты
Телефон
Email
+7 915 388 33 96
vitaly@gershanovich.ru
Оставить мне сообщение