Как появляется беспорядок и как научиться организованности?

Время на чтение: 8 минут

Наверное, каждый замечал, что хорошая организация рабочего пространства и своей жизни в целом повышает продуктивность и является профилактикой против стресса. Рассмотрим правила грамотной самоорганизации.

Ясно, что нужно быть организованным, и ясно, что нужно навести порядок, однако не все знают, что такое порядок, что такое хороший порядок и как к нему прийти. Поможет разобраться в этом книга Джулии Моргенстерн «Самоорганизация по принципу "Изнутри наружу"».

Может показаться, что достаточно освоить процесс, осуществить его и все – порядок? Разве нет преград? Они есть. Много чего нам может помешать. На первом этапе преграда всего одна – трудности с систематизацией общих решений. Когда мы оставляем вещи не на своих местах, мы это делаем потому, что еще не знаем, где их место, что с ними нужно сделать и как было бы правильно.

Суть в том, что нам не нужно принимать решение каждый раз – это как раз и неудобно, а нужно выработать автоматические решения, разработав систему, в которой четко определено, куда что складывать.

У неорганизованных людей таких систем нет вообще или их очень мало, поэтому им приходится бросать вещи где попало или каждый раз принимать решения заново. Ясно, что постоянное принятие решений усложняет жизнь, и этот этап начинает пропускаться, а свалка начинает расти.

Организованные люди не принимают решения каждый раз, они раскладывают вещи по местам на автомате. Поэтому у организованных больше времени: неорганизованность забирает наше время.

Как все устроено стало понятно, теперь нужно понять, как научиться быть организованными, как организовать ту самую систему, о которой мы говорим. Учимся пошагово.

Определитесь, как вы проводите время в своем офисе. Составьте перечень типов задач, которые вы выполняете чаще всего. Далее составьте список функциональных зон, которые нужны для тех или иных задач.

Задание несложное. Представьте, что вы программист и вам нужно создать новую компьютерную программу – робота для выполнения всех типов задач. Пришлось бы выделять и группировать типы и разрабатывать для каждого типа задач отдельные модули.

У многих может получиться примерно такое разделение:

• Работа с бумагами.
• Работа за компьютером.
• Творческая работа.
• Ручная обработка.
• Подготовка к отправке по почте.

Обычно такие категории почти не пересекаются. Мы либо пишем и разбираемся в бумагах, либо сидим за компьютером, либо читаем книгу в уютном кресле, либо пакуем товар. Для каждого типа работ есть свой уголок и свои требования. Заполнять документацию нужно за столом, где много места и света, а читать хочется, например, покачивась в мягком кресле под лампой в уголке.

Для каждого типа работ нужен доступ ко всему необходимому – к документам, к письменным принадлежностям, к упаковочным материалам. Так выясняются недостающие детали – может понадобиться органайзер для бумаг или место для хранения книг.

Хорошо, если удастся приобрести все недостающее, если зоны для разных типов задач не будут пересекаться, а все типы работ будут учтены.

Определитесь, в каком случае типы задач пересекаются – такие зоны должны располагаться рядом. Обдумайте, как организовать каждую из зон, и как должна быть организована мебель, чтобы максимально соответствовать функциональным нуждам. Не думайте о том, как пристроить существующую мебель, забудьте на время о стоимости новой мебели или о том, какое впечатление производит ваша комната на гостей – задумывайтесь только о том, что вам действительно нужно и что бы вы приобрели, если бы цена не играла роли. Набросайте план такого помещения, отмечая, как будет использоваться каждая физическая зона.

Теперь, когда стало понятно, как должна выглядеть идеальная планировка, важно найти вариант, наиболее близкий к ней. Идеального ничего не бывает, есть только стремление к идеалу: не стоит ждать, когда появится именно такая планировка и вся нужная мебель, чтобы начать работать или следить за порядком.

Используйте метод мозгового штурма, чтобы отыскать все варианты, которые ближе всего к идеальной планировке с учетом бюджета и места, которым вы располагаете. Если есть возможность купить новую мебель – воспользуйтесь ею, если нет, приспособьте старую, если старая совсем не отвечает требованиям вашей планировки – попытайтесь продать ее и купить другую. Сегодня можно купить б/у мебель. Продумывайте все возможные варианты, пока не остановитесь на приемлемом.

Часто для организации рабочего места нужна мебель, доступная по стоимости. Книжные полки могут быть совсем недорогими, зато насколько функциональнее с ними становится помещение. Используйте визуальные редакторы или вырезайте из бумаги мебель в нужных пропорциях.

Когда с планировкой понятно, пора задать себе вопрос, что делать с беспорядком и как все организовать, чтобы он не появлялся снова и снова.

Важно разобраться, почему он возникает, и что сделать, чтобы этого не происходило. Обычно хлам возникает, когда непонятно, что делать с собирающимися предметами, и когда еще не принято решение по каждому из них. Элементарно бумага, которая не должна храниться, накапливается, потому что ее забывают выбрасывать сразу после использования в корзину. Может быть, что в комнате нет мусорной корзины или она находится далеко. Такие микро-расследования приводят к решениям о том, что и где должно находиться, чтобы удобно было отправлять вещи по своим местам.

Все «бесхозные» предметы сложите в несколько ящиков и начинайте сортировать. Сортируйте по функциональному признаку. Спрашивайте себя: при каких условиях может понадобиться этот предмет. Не убирайте сразу вещи, хотя это и может показаться хорошей идеей. Выясняйте причину, почему эти вещи накопились, и постарайтесь исключить ее. Даже если знаем, куда положить ту или иную вещь, важно найти ответ на вопрос, почему она не на месте.

Обычно вещи оказываются не на месте, потому что у них нет места, потому что место неудобно или к нему неудобно добираться. Попытайтесь ответить на вопрос, в каком случае эта вещь не оставалась бы не на месте, ответ даст подсказку, как все нужно организовать.

Разбирая предметы, разбираясь, почему они оказались не на месте, назначайте каждому его «адрес». Учитывайте, сколько однотипных предметов находятся в определенном месте и удобно ли их там хранить, помещаются ли они все, удобно ли складывать и просто ли доставать оттуда вещи. Если неудобно – порядка не будет.

Если все книги отправить на недостаточно большую для них полку, то часть не поместится и будут кочевать по комнате, если чтобы достать степлер, нужно поднять и отложить несколько коробок, а потом таким же сложным образом вернуть его назад, никто не будет этого делать часто и степлер будет валяться на столе. Если все продумать, порядок будет поддерживаться автоматически.

Продумайте все до мелочей. Часто ли переполняется корзина для мусора, может нужно подобрать побольше? Хватает ли полок для книг, может устроить полки над книжным шкафом? Если маленькая комната, может больше использовать вертикальное пространство? Будущий порядок зависит от того, насколько серьезно вы отнесетесь к этой задаче.

Если каждому предмету найдено место, разложите все по местам. Все решения приняты, останется складывать вещи по ходу использования. Организованные люди продумывают все так, чтобы подходящее место для каждого предмета было очевидным. Если что-то останется неудобным – проведите такую же процедуру. Со временем удастся обустроить порядок.