Кадровый резерв в условиях пандемии

Время на чтение: 5 минут

С переходом на удаленный режим многие HR-процессы временно приостановились, но спустя несколько месяцев компании начали искать возможностей продолжать свою привычную деятельность в новых условиях. Жизнь продолжается и приходится решать рабочие задачи удаленно. Поговорим о том, как формировать кадровый резерв в режиме удаленки, а также о том, как готовиться к кризисам заблаговременно и насколько оказались готовы к пандемии российские компании.

В статье:

• Автоматизация наблюдения за сотрудниками и их результатами
• Кризисные штабы
• Обучение кадрового резерва онлайн
• Модель компетенций онлайн
• Персонализация корпоративной платформы
• Читайте также

Компания Битрикс в начале пандемии провела ряд опросов среди российских компаний, чтобы выяснить, какие кадровые процессы вызвали затруднения в связи с переходом на удаленный режим. В опросах приняло участие от 400 до 2000 бизнес-структур. По результатам опросов выяснилось, что 70% компаний решили после окончания острой фазы пандемии продолжить дистанционный режим работы в том или ином виде.

У HR-менеджеров и руководителей также спросили, какие инструменты они использовали для контроля сотрудников на удаленке. Основное количество, 89% опрошенных, использовали микроменеджмент – задачи на день, регулярные звонки, переклички в чате, и только 11% для этой задачи пользовались программными решениями.

Если в компании сбор информации для планирования списков кадрового резерва включает в себя наблюдение за сотрудниками, учет выполненных задач и эффективности работы, то в условиях удаленного режима наблюдение за работой сотрудников путем микроменеджмента – мягко говоря, не лучшее решение. Ситуация с пандемией указала нам на необходимость автоматизации сбора информации о работе сотрудников.

Сегодня существует множество таск-менеджеров, а программы автоматизации HR-процессов умеют:

• Составлять модель компетенций.
• Управлять KPI, автоматизировать различные инструменты управления результативностью и выдавать статистику.
• Производить оценку сотрудников и фиксировать динамику.
• Формировать карту результативности сотрудников.
• Проводить оценку 360 градусов.
• Визуализировать результативность сотрудников.
• Использовать для составления отчетов различные базы с количественными показателями – CRM и т.д.
• Формировать индивидуальный план развития сотрудника, и многое другое.

Если внедрить в компании подобную автоматизацию, то переход на удаленку никак не нарушит HR-процессы.

В кризисных ситуациях не просто нужно обеспечить текущие процессы компании, но также обеспечить бизнес и персонал новыми процессами, связанными с кризисной ситуацией. Вероятно, компания должна иметь резерв для мобилизации персонала в такие моменты. Как сработали российские компании в ситуации с пандемией?

По результатам проведенного PwC в начале пандемии опроса, только 16% компаний были готовы к рискам, похожим на пандемию коронавируса, хотя 74% компаний были готовы к рискам и угрозам для бизнеса. При наступлении пандемии 79% компаний сформировали кризисные ситуационные центры, которые включали директора по персоналу и руководителей служб безопасности, иногда еще и риск-менеджеров и специалистов по аварийному восстановлению.

Не каждая компания смогла создать такой штаб быстро. По данным опроса, риск-менеджеры 42% компаний доложили своему руководству о возможной угрозе еще в январе 2020 года, как только в Китае был введен карантин, но только 11% из этих компаний создали штабы до начала карантина в нашей стране. Одной из задач таких штабов было обеспечение коммуникаций в кризис.

Специалисты Института стратегического анализа рисков управленческих решений считают, что риск-менеджмент в России сработал не лучшим образом. Нужно было создавать антикризисные структуры не в спешке, а намного раньше – согласовать новый режим с контрагентами, разработать кризисные программы и перевести персонал на удаленный режим. В связи с тем, что подобное не было сделано вовремя, штабам пришлось работать по 7 дней в неделю. Этот опыт важно учесть, чтобы подготовиться к возможным новым волнам пандемии и прочим вызовам. Когда кризис закончится, система управления рисками в компаниях скорее всего будет пересмотрена.

По данным опроса PwC, 94% респондентов считает, что в пандемию значительно возросли финансовые и коммерческие риски, 81% опрошенных отметили рост стратегических рисков, 69% – отраслевых, 56% – производственных и технических, а 50% – операционных рисков.

50% представителей российских предприятий считают, что деятельность их предприятий не изменится, еще половина – что изменения неизбежны. 63% тех, кто уже сейчас готовится к изменениям, будут разрабатывать план непрерывности функционирования компании в кризис, 50% предусмотрят некоторые пункты в договорах с контрагентами.

К возможным кризисным ситуациям необходимо адаптировать и систему формирования кадрового резерва. Она должна учитывать, что:

• Любой ключевой сотрудник может неожиданно заболеть или оказаться в зоне карантина и стать недоступным на несколько месяцев.
• В любой момент может возникнуть необходимость работать только удаленно. В таких условиях необходимо обеспечить обучение резервистов. Подготовка преемников должна происходить даже в условиях неопределенности, изоляции, дефицита финансов.
• Компания должна иметь возможности проводить обучение кадрового резерва удаленно.
• Подготовка резервистов может вестись в условиях дефицита персонала.

Компания Kimberly-Clark рискнула провести плановое обучение кадрового резерва в разгар карантина, переведя запланированную очную программу в онлайн.

Это был втройне оправданный шаг:

• В сжатые сроки компания смогла обучить именно тех специалистов, которые необходимы именно в кризисной ситуации.
• Компания смогла обучить сотрудников более экономно, чем раньше.
• Компания поддержала боевой дух сотрудников в сложный для них период, когда риск стресса был повышен.

В результате экспериментального онлайн-обучения кадрового резерва, менеджеры по продажам научились проводить переговоры в новых условиях (в онлайн-режиме), а вся компания получила новый опыт и сделала ряд выводов:

• Для обучения кадрового резерва вполне подходит онлайн-формат.
• Онлайн-обучение – отличный способ экономии корпоративных средств.
• Для эффективности обучения в онлайн-режиме важна вовлеченность, которую успешно можно обеспечить геймификацией.
• Для успеха нужно привлекать профессиональных бизнес-тренеров, способных обеспечить качественное вовлекающее обучение в онлайн-режиме.

В онлайн-режим и в цифровой формат можно перевести весь процесс формирования кадрового резерва.

Пройдемся по основным пунктам этого процесса.

Конструктор модели компетенций может быть организован в цифровом формате и поддерживаться онлайн. Это списки компетенций для разных позиций, которые могут актуализироваться по мере необходимости. Реализация может быть разной – от гугл-таблиц до программной разработки «под ключ».

Бланки оценки могут формироваться автоматически или вручную, но все это вполне может происходить в цифровом формате. Обсуждения перечня компетенций могут вестись в режиме онлайн-фасилитации.

В таком же режиме можно формировать бизнес-стратегию, модель KPI, стратегию управления кадровыми рисками, общий план развития, индивидуальные планы и т.д.

В онлайн уже существует огромное количество инструментов для опросов, анкетирования и оценочных процедур, которые многие компании проводят чаще, чем раз в год.

В зависимости от бюджета, можно перевести все процедуры в онлайн-режим путем дорогих разработок или грамотного подбора существующих инструментов, а работу удаленных сотрудников можно научиться оценивать по результатам, а не по процессу.

Для обучения резервистов компания, работающая с удаленными сотрудниками, может использовать платформу дистанционного обучения, где сотрудники смогли бы получать доступ к курсам согласно своей программе обучения. Платформы обычно снабжены модулями тестирования, что позволяет учащимся проверять полученные знания.

У большинства компаний есть внутренние порталы, где каждому сотруднику предлагаются различные инструменты для выполнения своих обязанностей. Портал можно использовать для совершенствования ряда процессов формирования кадрового резерва и повышения готовности компании к возможным кризисным периодам.

Прежде всего полезной будет персонализация корпоративного интранет-портала.

По статистике, у 72% российских компаний интранет не персонализирован. Персонализация портала – это когда сотруднику выдается тот контент и те инструменты, которые релевантны именно ему, согласно должности, географии, роли на проекте и пр.

Сотрудник будет более организован и информирован, если информация о его карьере будет доступна ему на корпоративном портале, в личном кабинете. Например, такая:

• Индивидуальный план обучения.
• На какую должность он претендует и чей он приемник.
• В каких компетенциях он силен, чем может помочь другим, чей он наставник.
• Кто его приемники.
• Рекомендованная литература в корпоративной библиотеке и открытые обучающие программы в рамках компетенций, которые сотрудник развивает.

Для многих компаний пандемия стала проверкой на прочность и сигналом обратить внимание на технологии, которые уже на данный момент достаточно развиты, чтобы предложить кадровым специалистам много полезных решений.